Compte et sauvegarde
Reclaim conserve votre adresse e-mail, les dates de création du compte, d’acceptation de la conservation et de dernière connexion, ainsi que vos dossiers : informations saisies, courrier, checklist et notes. Ces données sont hébergées sur le serveur de Reclaim pour vous permettre de les retrouver sur plusieurs appareils. Le parcours GoCardless enregistre vos réponses et courriers lorsque vous validez un formulaire.
Chaque dossier est associé à son propriétaire. Les autres utilisateurs n’y ont pas accès. L’équipe technique peut accéder aux données hébergées pour l’exploitation du service ; elles ne sont pas chiffrées de bout en bout.
Les courriers sont préparés à partir de modèles et restent modifiables. Pour GoCardless, vous pouvez déposer vos justificatifs : PDF, JPEG, PNG ou e-mails .eml, jusqu’à 10 Mio par fichier, 300 fichiers par dossier et 500 Mio par compte. Leurs fichiers, noms, dates et empreintes sont conservés avec le dossier. Seul le propriétaire du dossier y accède depuis son compte ; ils ne sont pas visibles dans le back-office.
Reclaim lit les e-mails sans IA pour proposer des dates, une section citée ou un échange à confirmer. Les contrôles de format, de date et d’expéditeur se font sans IA. La vérification par intelligence artificielle n’est pas active : aucun document ni contenu de dossier n’est envoyé à un service d’IA. Si elle est activée plus tard, cette page indiquera le fournisseur et ses conditions de traitement, avec une information avant le dépôt. La pièce d’identité ne sera jamais envoyée à une IA.
Connexion par e-mail
Un cookie de session est nécessaire à la connexion. Votre adresse e-mail sert à vous envoyer les codes de connexion et les rappels par l’intermédiaire de Resend, un prestataire d’envoi d’e-mails. Ces messages ne contiennent aucune donnée de dossier.
Les codes sont à usage unique et expirent après 10 minutes. Ils sont conservés en base uniquement sous forme d’empreinte. Après cinq essais incorrects, il faut demander un nouveau code.
Pour limiter les tentatives abusives de connexion, des empreintes temporaires dérivées de l’adresse e-mail et de l’adresse IP sont conservées pendant au plus 30 minutes, puis retirées lors des tentatives suivantes. Les journaux techniques du serveur peuvent contenir des informations de connexion, notamment l’adresse IP. Les codes de connexion et le contenu des dossiers ne sont pas inscrits dans les compteurs de trafic.
Rappels
Les rappels du parcours GoCardless sont activés par défaut. Ils vous invitent à consulter Reclaim avant une échéance, après le délai de réponse de GoCardless ou après trente jours sans modification. Vous pouvez les désactiver à tout moment dans « Mon compte », rubrique « Rappels par e-mail ».
Ils ne contiennent ni nom de structure, ni montant, ni courrier, ni pièce : seulement une invitation et des liens vers Reclaim. Une trace des rappels traités évite les doublons ; elle est supprimée avec le dossier ou le compte.
Exporter et supprimer
Vous pouvez télécharger et supprimer chaque justificatif. Supprimer un dossier ou votre compte supprime aussi ses fichiers du serveur actif. Les PDF d’envoi sont assemblés à la demande et ne sont pas conservés sur le serveur. Gardez vos originaux.
Vous pouvez télécharger chaque dossier depuis son écran de suivi et le supprimer depuis « Mes dossiers ». « Mon compte » permet de supprimer le compte et tous ses dossiers de l’application. Les sauvegardes quotidiennes locales comprennent les dossiers et les documents déposés ; elles sont conservées sept jours au maximum. Une copie chiffrée est stockée hors du serveur pendant 30 jours, et la copie du premier jour de chaque mois est gardée sans limite de durée. Les données supprimées peuvent subsister dans ces sauvegardes pendant ces durées. Vos fichiers téléchargés restent sur vos propres appareils.
Si la connexion est interrompue, un avertissement signale les changements non enregistrés et propose un téléchargement de secours. Vérifiez la confirmation d’enregistrement avant de quitter le formulaire.
Mesurer l’utilisation
Avant l’inscription, les réponses au quiz restent uniquement dans votre session. Elles ne sont pas enregistrées en base ni envoyées à une IA. Si vous créez un dossier, elles servent à le préremplir. Seul un compteur anonyme du résultat du quiz est conservé dans les statistiques, sans vos réponses.
Des compteurs agrégés par jour, prestataire, catégorie de provenance et action nous aident à améliorer Reclaim. Aucun contenu de dossier, e-mail, identifiant de compte ou URL de conversation n’y figure. Les robots et rechargements peuvent être comptés. Les signaux Do Not Track et Global Privacy Control désactivent ces compteurs.
Aucun cookie publicitaire, script de suivi tiers ou police externe n’est chargé par l’interface utilisateur. Les comptes et leurs dossiers sont distincts de ces statistiques.
Liens externes
Les pages officielles des prestataires appliquent leurs propres règles. Vous choisissez les informations à leur transmettre ; Reclaim n’envoie pas votre courrier à votre place.
Parcours SOS et recherche de processeur
Nous conservons votre adresse e-mail, les dates de votre compte, votre langue et la marque par laquelle vous vous êtes inscrit. Un dossier SOS enregistré garde vos réponses, votre lettre, votre checklist, votre statut et vos dates clés. Une liste de processeurs garde vos réponses et l’état de vos demandes. Votre profil garde votre situation fiscale (SSN, ITIN ou aucun), vos pays de résidence, vos structures, le type d’adresse professionnelle, votre tranche de volume mensuel et votre secteur. Seul le propriétaire d’un dossier peut l’ouvrir.
Vos réponses sont stockées sur notre serveur, liées à une clé aléatoire de votre session, pour afficher votre plan. Elles ne sont jamais mises dans un lien. Elles sont supprimées après 30 jours si vous n’enregistrez pas votre dossier.
Quand vous cliquez sur un lien partenaire, il passe d’abord par notre serveur. Nous enregistrons le partenaire, la page, la façon dont vous nous avez trouvés, votre compte ou une empreinte de votre session, et l’identifiant du dossier s’il existe. Nous n’envoyons ni vos réponses ni votre adresse au partenaire. Sur son site, sa propre politique s’applique.
Si vous signalez un résultat (libéré, perdu, accepté, refusé), il est enregistré avec votre compte. Il ne sert aux recommandations d’autres personnes que si vous cochez la case de partage, et alors sans votre adresse ni aucun montant. Les résultats non partagés sont supprimés avec votre compte.
Les documents que vous déposez sont chiffrés sur notre serveur et seul vous pouvez les télécharger.
Éditeur et contact
Bêta en cours de préparation : les informations publiques de l’éditeur restent à compléter.
Les coordonnées publiques de l’hébergeur restent à compléter.